Intelligente e-mail & document registratie

Steeds meer documenten worden per e-mail tussen organisaties uitgewisseld. Sommige daarvan zijn nieuwe versies van een reeds geregistreerd document, bijvoorbeeld een contract, tekening of project document. U wilt in het DMS een ontvangen document niet altijd als een nieuw document vastleggen maar als een nieuwe versie van een reeds bestaand document. De nieuwste versie van de OpenIMS Outlook plugin voorziet u van deze functionaliteit.

Context analyse
Op basis van de inhoud van het e-mailbericht wordt geanalyseerd waar een bestaande versie van het document in het DMS is vastgelegd. Op basis van bijvoorbeeld het e-mailadres kan worden bepaald bij welk projectdossier het betreffende document hoort. Vervolgens zal de plugin een voorstel doen welk document overschreven kan worden in het DMS afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker. De audittrial van het betreffende document wordt dan bijgewerkt en het document wordt gepromoveerd tot de nieuwste versie in het DMS.

Voorbeeld registratie van een CAD tekening in het DMS

1-3 van 3