Paternosterkast Baston Wonen ruimt het veld

Noem het de prijs van de vooruitgang, maar de paternosterkast bij Baston Wonen verdwijnt. Meer dan 4000 dossiers worden gedigitaliseerd om in OpenIMS DMS te worden beheerd. De ruimte die een paternosterkast bespaart en het gemak om de rails met hangmappen verticaal te roteren, weegt niet op tegen de kwaliteit en tijdswinst van een goed DMS. Zeker niet door de koppeling van OpenIMS DMS met Viewpoint van Itris, een gangbaar ERP-systeem in de woningbouwcoöperatie wereld.

Priscilla Chris (afb), medewerker Post en Archief, toont hoe makkelijk je de rijen met dossiers rond laat draaien in het kantoor van de woningcorporatie in Zevenaar. ,,De kast is twee verdiepingen hoog. Zo kunnen we in een handomdraai het juiste dossier tevoorschijn toveren.”

Huis op orde
Toch maakt de ingenieuze kast plaats voor digitale dossiers. ,,Een lang gekoesterde wens, maar we hebben lang tegen de investering aan gehikt. Bij een wisseling van directie ging de kogel door de kerk. De digitalisering verdient zich terug. Bovendien gaat het om onze bewoners en die kunnen we nog beter en sneller van dienst zijn. Wij zeggen altijd: 'hoe beter wij ons eigen huis zakelijk op orde hebben, hoe meer we sociaal voor de bewoners kunnen doen'.”

In de ruim 4000 dossiers houdt Baston Wonen bij wat er er voor de bewoners wordt gedaan, welke aanpassingen bijvoorbeeld aan hun woningen zijn doorgevoerd. ,,Je kunt je voorstellen hoe anders het straks werken is voor onze mensen in de wijk, de wijkopzichters. De lijnen worden veel korter. Documenten raken niet zoek en zijn direct beschikbaar. Het wordt veel eenvoudiger en sneller om wijzigingen door te voeren. Dat kunnen ze straks gewoon op hun tablet doen, in de wijk. En de nieuwe informatie staat ook direct in het scherm. Als een bewoner na een bezoek belt, ziet onze klantenservice dus direct dat er net iemand is geweest en wat er is gedaan. Niet pas nadat de wijkopzichter het papieren dossier hier heeft kunnen aanvullen."

ViewPoint
Medewerkers hoeven zelfs geen nieuwe dossiers aan te maken of bestaande op te zoeken in OpenIMS. Zoals veel woningcorporaties werkt Baston Wonen met ViewPoint. OpenIMS is daar aan gekoppeld, waardoor ViewPoint automatisch dossiers van onder meer huurders en objecten aanmaakt. Ook kunnen medewerkers vanuit ViewPoint direct naar het juiste dossier en de gevraagde huurder navigeren.   

Gebruikersvriendelijk
Het gemak waarmee de medewerkers van Baston Wonen hun 'papierwinkel' op orde kunnen houden, was doorslaggevend voor de keuze van een DMS, weet Chris. ,,Dat scheelt tijd die je aan bewoners kunt besteden. Het DMS moest daarom makkelijk werken zijn, met duidelijke schermen en zonder steeds ver door te moeten klikken. Ook de toegankelijkheid van documenten bleek tijdens de testen die we hebben gedaan, zwaar te wegen. Net als Google wilde men gewoon een zoekwoord kunnen intypen. En natuurlijk helpt een goede look and feel. OpenIMS voldeed duidelijk het beste aan die eisen. Ook het technisch beheer is eenvoudig. Nou nog 4000 dossiers scannen..."   

 

Over Baston Wonen
Baston Wonen is een professionele woningcorporatie in de gemeente Zevenaar. Als maatschappelijke onderneming zorgt Baston Wonen voor een goede huisvesting voor iedereen, in het bijzonder voor mensen met een lager inkomen en uit bijzondere doelgroepen. Daarbij hebben de medewerkers een scherp oog voor de leefomgeving. Kerntaken zijn het bouwen en beheren van huurwoningen. Vanuit het kantoor op bedrijventerrein Mercurion verhuurt de corporatie ongeveer 4.000 woningen en is daarmee de grootste verhuurder in Zevenaar.

Over OpenSesame ICT
OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van Open Standaarden. De standaard software oplossingen die zij daarvoor inzetten zijn OpenIMS en SugarCRM. OpenIMS is een web-platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management. SugarCRM is een web-based CRM oplossing die eenvoudig uitgebreid en aangepast kan worden al naar gelang de behoefte. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer E. van Korven (Business Development Manager) info@osict.com.